Samen met EPOS werken aan Toekomstgerichte Oplossingen

Wij brengen graag mee onze kennis en ervaring bij andere gemeenten en provincies, als ook de kennis die aanwezig is over de wettelijke eisen en uiteraard onze kennis alle marktpartijen naar uw project.

Zo dragen we bij aan een realistische betere informatievoorziening en een gestroomlijnde organisatie daarvan. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe Bureau EPOS u kan ondersteunen bij het realiseren van betere oplossingen voor Raad- en Bestuurlijke Informatiesystemen. Samen zorgen we voor een optimale inrichting van uw informatiesystemen.

Wij begeleiden u bij het inkopen van de juiste oplossingen die voldoen aan de moderne eisen. Ons doel is om oplossingen te bieden die niet alleen efficiënt en effectief zijn, maar ook toekomstbestendig en vooral betrouwbaar.

Van Idee tot Programma van Eisen

Wij helpen u bij het omzetten van uw initiële ideeën in concrete en uitvoerbare plannen. Met onze expertise zorgen we voor een helder en gedetailleerd Programma van Eisen dat aan al uw wensen en behoeften voldoet. We vergeten hierbij niet om een breed gedragen intern platform te creëren waarin alle betrokken stakeholders worden meegenomen. Denk hierbij niet alleen aan afdelingen zoals informatievoorziening, ICT en facilitair, maar vooral aan de griffie en de raad, want het is immers hun vergaderproces. Zo zorgen we ervoor dat iedereen betrokken is en het project vanaf het begin volledig ondersteunt.

Vernieuwing van Audiovisuele Middelen; verrijking van vergaderdata

Audiovisuele middelen zijn essentieel voor moderne vergaderingen, niet alleen om te presenteren, maar ook om gegevens vast te leggen, doorzoeken en archiveren. In gemeenteraadsvergaderingen ondersteunen deze systemen de griffier en zorgen voor betere informatievoorziening aan raadsleden en inwoners. De koppeling met het Raadsinformatiesysteem (RIS) verhoogt de transparantie, omdat het eenvoudig maakt om informatie (vergaderdata) terug te vinden en te delen. Een betrouwbaar systeem en goed beheer zijn cruciaal om storingen te voorkomen en kosten te besparen. Wij adviseren u graag over de juiste oplossingen.

Advies bij Problemen met de Audiovisuele Installatie in de Raadzaal

Heeft uw gemeente een audiovisuele installatie laten plaatsen in de raadzaal, maar blijkt deze vaak uit te vallen en wordt deze geplaagd door veel storingen waardoor maar al te vaak de vergadering moet worden geschorst? Of sluit de installatie niet aan op de gewenste behoeften, zoals het digitaal kunnen stemmen of het geautomatiseerd uitwisselen van bijvoorbeeld stemuitslagen met het RIS? Staat u als griffier steeds weer alleen bij het aankaarten en oplossen van deze verstoringen? Bureau EPOS staat klaar om u te helpen en zorgt ervoor dat het niet meer uw problemen zijn.

Wij analyseren grondig waar de problemen zitten en leveren een gedegen advies waarmee uw gemeente verder kan. Onze experts onderzoeken de installatie en het beheer daarop (want daar ligt vaak de oorzaak); we identificeren in de keten knelpunten om ervoor te zorgen dat deze problemen snel tot de verleden tijd behoren. Onze aanpak is opbouwend en positief, en niet gericht op het aanwijzen van “schuldigen”.

Neem contact met ons op voor ondersteuning bij het oplossen van problemen met uw audiovisuele installatie. Samen zorgen we voor een effectieve en betrouwbare oplossing.!

Vernieuwing van Raadsinformatiesystemen en Bestuurlijke Informatiesystemen

Bij Bureau EPOS bieden we uitgebreide begeleiding bij de vernieuwing van het RIS en BIS. Onze aanpak zorgt ervoor dat de geselecteerde systemen perfect aansluiten bij de hedendaagse behoeften. Ook borgen wij voor u dat het geheel voldoet aan alle gestelde wettelijke eisen. Wij helpen u met ideeen en mogelijkheden om informatie gemakkelijker in te voeren en vooral éénvoudiger te kunnen zoeken en vinden. Na een gezamenlijk traject leggen we deze eisen en wensen vast in een Programma van Eisen (PvE). Uiteraard zorgen we ervoor dat alle stakeholders zoals griffie, raad en dienst informatievoorziening hierbij worden betrokken en de vernieuwing ondersteunen. We kijken naar het beter inrichten van het beheer en het beleggen daarvan bij de juiste partijen. Raad, inwoners en collegeleden zullen na de vernieuwing veel beter worden bediend bij het raadplegen het RIS en BIS; de griffie wordt juist ontzorgd.

Archiveren van vergaderingen

Het archiveren van vergaderingen is, zoals ook bij u bekend, verplicht. In de archiefwet is precies vastgelegd wat, en uiterlijk wanneer, informatie moet worden gearchiveerd. De wijze waarop is echter niet uitgewerkt. Wat is handig en wat is verstandig? Hoe en in welke mate kan dit worden geautomatiseerd, op zo’n manier dat een gemeente zich hier geen zorgen meer over hoeft te maken? Bij de uitwerking van een oplossing stemmen wij altijd intensief af met de archieffunctionarissen van de gemeente als ook met een archief-instantie zoals een regionaal archief. Bureau EPOS heeft veel kennis en ervaring van deze materie; juist ook van het archiveren van vergadergegevens in combinatie met videotulen. Vaak nemen wij het archiveren van vergaderdata mee in de vernieuwing van het RIS en BIS.

Verbeteren van het besluitvormingstraject - van Steller tot Archief

Onze dienstverlening strekt zich uit van het verbeteren van het gehele traject van steller tot archief; van het opstellen van een voorstel voor besluitvorming, tot en met het op de juiste wijze vastleggen en archiveren daarvan. We zorgen ervoor dat college- en raadsleden en de inwoners optimaal worden voorzien van informatie over de status en voortgang van het besluitvormingstraject. Belangrijk daarbij is dat het secretariaat van het college en de griffie van de raad effectief worden ondersteund bij het stroomlijnen van interne processen en workflows opdat deze verbeterslag tot minder werk leidt in plaats van tot meer.

Zoeken en Vinden

Nummer 1 met stip van alle gebruikers van RIS en BIS is het snel en éénvoudig kunnen terugvinden van informatie; de grootste uitdaging van dit moment. Een goed ontworpen en geïmplementeerd RIS en BIS, eventueel aangevuld met één van de partijen die externe zoekmachines beschikbaar maken, voorzien hierin. Het vereenvoudigt het zoeken en zorgt ervoor dat de gezochte informatie, in tegenstelling tot veel huidige situaties, heel snel en met een beperkt aantal clicks wordt gevonden. Het structureren van de stroom van metadata, van steller tot archief, door alle systemen heen, is onze “business” en zorgt voor de belangrijkste randvoorwaarde om informatie in iedere stap van het (besluitvormings)proces snel terug te kunnen vinden en op de juiste manier te kunnen opslaan en archiveren.

Papierloos vergaderen

Vaak blijkt bij de start van een vernieuwingstraject dat zonder dat men het weet veel overleggen ook gebruik maken van een RIS of BIS voor het aanmaken van een agenda en toevoegen van stukken voor hun vergadering. Dat bij een vernieuwingstraject ook dit gremium zorgvuldig moet worden vormgegeven is meestal niet voorzien. Het veilig migreren en archiveren van deze gegevens, als ook het meenemen van alle gebruikers bij deze vernieuwing is bij ons in goede handen.

Digitale toegankelijkheid

Digitale toegankelijkheid is een begrip en in zijn geheel al zo’n beetje verplicht sinds december 2018. Veel mensen weten dit niet en veel oplossingen voldoen ook vandaag nog niet aan deze eisen. Wij kunnen u helpen met het hoe en waarom, en kunnen bijstaan bij het pragmatisch realiseren van deze eis. Vaak nemen wij dit element mee bij de vernieuwing van het RIS.